[세일즈포스 활용] 업무 프로세스에 맞게 레코드 유형을 활용하는 방법 - 01

안녕하세요. 클로비스 입니다.

오늘은 Salesforce에서 기본적인 레코드 유형에 대해 알아보겠습니다.

Salesforce를 도입하고 담당자마다 또는 프로세스 별로 하나의 개체에서 다른 레이아웃이나 내용들을 보고자 하는 경우가 있습니다.


특정 사용자에게는 보여서는 안되는 필드가 있을 수 있거나 내부 업무의 프로세스에 따라 기회(Opportunity)에는 다른 단계가 다르게 설정될 때가 필요하기도 합니다.

Salesforce에서는 하나의 개체 안에서도 프로세스 별로 상이한 레이아웃 또는 단계를 설정할 수 있도록 ‘레코드 유형’ 이라는 것을 통해 제공 합니다.

그렇다면 레코드 유형이 무엇이고 어떻게 활용할 수 있는지 확인해 보겠습니다.


하기에 보이는 화면은 기회의 레코드 화면입니다.

일반적으로 Salesforce를 도입한 기업의 사용자들은 이와 같은 화면을 볼 수 있습니다.




하지만 위와 같이 보이는 화면 외의 특정 사용자는 다른 업무 프로세스가 반영되는 내용을 보고자 할 경우가 있습니다.

또는 앞서 언급한 것처럼 특정 필드가 보이지 않아야 하거나 추가로 확인이 필요한 필드가 있을 수 있습니다.

이를 위해 먼저 설정-개체관리자를 통해서 필드를 하나 생성하고 레코드 유형을 설정해보겠습니다.


필드는 설정-개체관리자에서 필드를 추가하고자 하는 개체를 클릭 후 ‘필드 및 관계’ 에서 새로 만들 수 있습니다.



필드를 생성하였다면, 해당 개체의 개체관리자에서 이번에는 ‘레코드 유형’을 생성해보겠습니다.

이번 포스팅에서는 이해를 돕기위한 예시이므로 ‘레코드유형-A’ 와 ‘레코드유형-B’로 단순하게 이름을 설정하여 생성하겠습니다.



만약 영업 프로세스가 지정되어 있지 않은 경우는 하기와 같은 화면이 보입니다.

이 경우 ‘여기’링크를 클릭하여 기본 프로세스를 지정하면 됩니다.




영업 프로세스 설정을 완료 후 다시 레코드 유형을 생성합니다.

이후 레이아웃 적용은 기본 Opportunity Layout으로 진행하겠습니다.




레코드 유형이 생성되었다면 다시 해당 개체의 화면으로 넘어가 새로운 레코드를 만들어보겠습니다.

아래와 같이 앞서 새롭게 추가한 레코드 유형들을 확인할 수 있습니다.


그렇지만 두개의 레코드 유형을 각각 선택 후 레코드를 생성하여도 크게 다른 점을 느낄 수는 없습니다.

레코드유형-A와 레코드유형-B에서 보이는 레이아웃이나 필드들이 모두 동일하게 보일겁니다.

그래서 다시 설정 - 개체관리자로 돌아가 레이아웃부터 수정해보겠습니다.


앞서 필드와 레코드 유형을 만든 개체관리자에서 이번에는 ‘페이지 레이아웃’을 클릭하겠습니다.

‘페이지 레이아웃’에서는 기본적으로 만들어진 레이아웃이 존재합니다.

이번 포스팅에서는 새롭게 레이아웃을 추가하여 각각의 레코드 유형에 다르게 설정해보겠습니다.


먼저 ‘새로 만들기’ 버튼을 클릭 합니다.

이후 마스터 레이아웃을 무엇으로 할지를 물어보게 되는데, 앞서 기본적으로 만들어진 레이아웃(Opportunity Layout)을 선택하고 넘어가겠습니다.

앞서 레코드 유형을 2개를 생성하였기 때문에 각각의 맞는 레이아웃을 설정해주기 위해서 2개의 레이아웃을 생성하겠습니다.




이후 레코드유형A_레이아웃에는 특별한 세션을 추가할 예정입니다.

해당 작업은 Drag & Drop으로 쉽게 가능합니다.



여기서 필드를 만들 때 다른 설정이 없었다면 새롭게 만들어진 필드들 모두 기본 레이아웃에 포함되어 있을 겁니다.

그렇기 때문에 향후 많은 필드를 생성할 경우 그리고 레이아웃이 각각 다르게 설정되어야 할 경우에는

먼저 필드부터 생성 후 기본 레이아웃을 통해 필요없는 필드들을 제외시키는 방식이 작업을 하는 것에 있어서 조금은 효율적일 수 있습니다.


새로운 레이아웃을 생성하였다면 이제는 각 레코드 유형에 맞게 할당을 해보겠습니다.

우측 상단 ‘페이지 레이아웃 할당’ 버튼을 클릭하면 각 열에는 레코드 유형이 보이고 행으로는 프로필의 정보가 보입니다.

각 열과 행이 만나는 교차점이 해당 프로필 사용자가 특정 레코드 유형의 레코드를 생성했을 때 확인 할 수 있는 레이아웃입니다.

즉, 하기 예시를 보면 시스템 어드민의 ‘레코드유형-A’ 레코드의 레이아웃은 ‘기본레이아웃이’이 반영되어 있는 것을 확인 할 수 있습니다.

앞서 레코드 유형만 만든 경우 두 유형의 레이아웃이 동일했던 이유입니다.



이제 상단의 ‘할당 편집’을 클릭 후 레코드 유형에 맞는 레이아웃을 할당 하겠습니다.

원하는 레코드 유형의 열과 해당하는 모든 프로필 사용자에게 Shift키를 사용하여 다중 선택 후 할당을 해줍니다.



할당 선택이 마무리 되고 다시 각 레코드 유형으로 만들어진 레코드를 확인해보겠습니다.

앞서 레이아웃을 생성 시 필드의 조합을 상이하게 설정한 부분이 반영되어 확인되는 것을 볼 수 있습니다.



이로써 레코드 유형을 통해 같은 개체의 레코드여도 서로 다른 레이아웃을 설정하는 방법에 대해 살펴보았습니다.

이후 다음 포스팅을 통해서는 단계(상태)가 존재할 경우 다르게 설정하는 방법과 기타 다른 설정에 대해서도 살펴보도록 하겠습니다.


위와 관련하여 더 자세한 내용이나 이 외 궁금하신 점은 아래를 통해 문의 주시면 답변드리도록 하겠습니다.



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