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[세일즈포스 활용] 파일 공유 2편 : 파일 라이브러리 / 이메일 파일 첨부로 파일 공유하기


안녕하세요, 클로비스입니다.


파일을 공유하는 여러 가지 방법에 대해 지난 1편에서는 사용자 및 그룹 / 공개 링크로 파일을 공유하는 방법에 대해 알아보았습니다.



이번 2편에서는 파일 라이브러리 및 이메일로 파일을 공유하는 방법에 대해 알아보겠습니다.


 

공유 방법 3. 파일 라이브러리(Libraries) 활용하기


파일 라이브러리 사용은 파일을 정리하고 사용자 권한을 관리하는 아주 좋은 방법입니다.


별도의 라이브러리로 관리하여 다양한 내부 부서는 물론 주요 파트너 각각을 위한 별도의 라이브러리에 대한 액세스 권한을 부여하여 파일을 효율적으로 관리 및 공유할 수 있습니다.


1) 파일(Files) > 파일의 좌측 라이브러리(Libraries) 클릭



라이브러리에는 기본 폴더로 Asset Library 폴더가 존재합니다.

Asset File을 추가할 수 있으며 Asset File 이란 브랜딩 및 디자인 목적으로 사용되는 Salesforce 파일의 패키지 가능한 버전입니다.


Asset File은 헤더 및 로고 이미지에 사용할 수 있으며, 구성 요소에도 참조할 수 있습니다.


우측 위의 새 라이브러리를 클릭하여 새 라이브러리를 만들고 해당 라이브러리에 대한 액세스 가능한 구성원을 추가할 수 있습니다.



2) 라이브러리의 우측 드롭다운 메뉴 선택 > 구성원 관리(Manage Members)




3) 구성원 관리


구성원 관리 버튼을 클릭하면 사용자/공개 그룹에 해당 라이브러리에 대한 액세스를 부여할 수 있습니다.



라이브러리의 액세스 범위

  • Viewer : 파일 다운로드, 공유, 공개 링크 생성, 이동 가능

  • Author : Viewer의 기능 + 파일 추가, 편집, 새 버전 업로드 가능

  • Library Administrator : Author의 기능 + 라이브러리 편집, 구성원 액세스 관리, 라이브러리 삭제



※ 라이브러리 고려사항

  • 생성할 수 있는 라이브러리의 제한은 2000개 입니다.

  • 라이브러리의 폴더 제한은 500개 입니다.

  • 라이브러리의 최대 파일의 개수는 30,000,000개 입니다.



공유 방법 4. 이메일에 첨부하기


세일즈포스에서 이메일을 전송할 때 파일 첨부에 파일을 업로드하여 첨부할 수도 있지만 세일즈포스 파일(Files)에 업로드된 파일 또는 라이브러리의 파일 및 컴퓨터의 파일을 즉시 첨부할 수 있습니다.


1) 이메일(Email) > 파일 첨부(Attach file)



이메일에 파일을 첨부하여 전송하게 되면 활동에서 전송된 이메일의 기록과 파일을 쉽게 확인하실 수 있습니다.


2) 이메일(Email) > 링크 삽입/변경(Link)



파일을 첨부하여 이메일을 보내는 것이 아닌 파일의 링크 URL(공개 링크로 파일 공유하기 Blog)

로 이메일에 작성하여 파일을 공유할 수 있습니다.



※ 이메일 파일 첨부 고려사항

  • 파일에 대한 액세스 권한이 없으면 해당 파일을 이메일이나 템플릿에 첨부할 수 없습니다.

  • 파일이 첨부된 이메일 템플릿을 사용하는 경우 이메일에 템플릿을 삽입한 후 파일이 표시되지 않습니다.

  • 세일즈포스 Classic의 첨부 파일 기본 제한은 25MB입니다.

    • 지원을 통해 한도를 최대 65MB까지 늘릴 수 있습니다.

  • 세일즈포스 Lightning의 첨부 파일 제한은 2GB입니다.

    • 파일의 용량이 2GB가 넘으면 파일이 첨부는 되지만 해당 메일을 수신 받을 때 첨부파일이 존재하지 않습니다.



 

세일즈포스의 파일(Files)은 다양한 파일 형식을 지원하며, 강력한 협업 기능을 제공합니다.


이를 효과적으로 활용하여 다양한 파일 공유 방법을 통해 팀의 협업과 생산성을 높이고 스마트하고 효율적인 파일 관리로 비즈니스 프로세스를 혁신하시길 바랍니다.


파일 라이브러리와 이메일 첨부파일에 대한 더 자세한 내용은 Salesforce Help 문서를 통해 확인하실 수 있습니다.




안내드린 내용 이외에도 문의사항이 있다면, 아래 폼을 통해 언제든지 클로비스에 문의 부탁드립니다.



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