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[세일즈포스 활용] 파일 공유 1편 : 사용자 및 그룹 / 공개 링크로 파일 공유하기


안녕하세요, 클로비스입니다.


세일즈포스의 파일(Files)는 강력한 파일 관리 도구로서 팀 간 협업을 효율적으로 진행할 수 있도록 도와주며 소통, 협업, 문서 관리를 하나로 통합하여 조직 전체의 생산성을 향상시켜주는 혁신적인 기능입니다.


협업을 하다 보면 파일을 확인하여 진행 상황을 확인하고 최종 결정을 내리기 위해 파일을 관련 팀 또는 구성원과 공유해야 하는 상황이 자주 발생합니다.


이번 시간부터 파일을 공유하는 여러가지 방법 및 고려 사항에 대해서 2편에 걸쳐 알아보겠습니다.


1편 : 1. 사용자 및 그룹 공유하기 / 2. 공개 링크로 파일 공유하기

2편 : 3. 파일 라이브러리 활용하기 / 4. 이메일로 파일 공유하기


 

이번 포스팅에서는 파일을 팀 간 또는 구성원에게 공유할 수 있는 방법 중 사용자 및 그룹에 공유하는 방법과 공개 링크로 파일을 공유하는 방법과 함께 각 고려 사항에 대해 알아보겠습니다.


세일즈포스에는 파일을 확인 및 관리하는 두 가지 방법이 있습니다.



1) 상단의 파일(Files) 탭




2) 레코드 관련 목록의 파일(File)



레코드 관련 목록의 파일에서도 파일(Files) 탭과 동일하게 사용자 및 그룹에 공유하는 방법과 공개 링크로 파일을 공유하는 방법을 사용하실 수 있습니다.


이번 포스팅에서는 첫 번째 방법인 파일(Files) 탭 기준으로 파일을 공유하는 방법을 설명드리겠습니다.



공유 방법 1. 사용자 및 그룹 공유하기


세일즈포스에서 많이 사용하는 방법으로는 파일을 사용자 및 그룹에 공유하는 방법이 있습니다.



1) 파일(Files) > 파일의 우측 드롭다운 메뉴 선택 > 공유(Share)




2) 공유할 대상 지정하기 (사용자/그룹)















좌측 드롭 다운 메뉴에서 사용자 또는 그룹을 선택한 뒤 우측에서 공유 대상의 액세스 범위를 설정할 수 있습니다.


사용자 및 그룹의 액세스 범위

  • 뷰어(Viewer) : 파일 보기, 다운로드, 공유 가능

  • 공동 작업자(Collaborator) : 파일 보기, 다운로드, 공유, 편집, 새 버전 업로드 가능



3) 공유 대상 확인 및 수정


공유 팝업에서 액세스 가능한 사람(Who Can Access)을 클릭하면 아래에 현재 이 파일에 액세스할 수 있는 구성원, 그룹, 레코드가 노출됩니다.



노출된 액세스가 가능한 사람에서 공유했던 대상에 대해 액세스 범위를 수정할 수 있고 액세스를 할 수 없도록 삭제도 가능합니다.


위의 사진의 액세스 가능한 사람에서 구성원 및 그룹이 아닌 두 번째에 레코드(Burlington Textiles...)에 해당 파일이 액세스 권한이 부여된 것을 확인하실 수 있습니다.


해당 파일은 레코드의 관련 목록인 파일에서 업로드(파일 첨부) 된 파일이며 위에 설명드린 사용자 및 그룹 액세스 범위처럼 뷰어/공동작업자로 설정하는 것이 아닌 아래의 사진과 같이 뷰어/레코드로 설정(Set by Record)으로 설정 가능합니다



파일에 대한 레코드의 액세스 범위

  • 뷰어(Viewer) : 파일 보기, 다운로드, 공유 가능

  • 레코드로 설정(Set by Record) : 레코드의 액세스 수준을 자동으로 따른다.

    • 레코드에 대한 읽기/쓰기 액세스 권한이 있는 사용자는 > 공동작업자 액세스 권한

    • 읽기 전용 레코드 액세스 권한이 있는 사용자는 > 뷰어 액세스 권한



4) 추가 설정


액세스가 가능한 사람을 펼치게 되면 공개 링크 만들기 및 담당자 설정 섹션이 노출됩니다.

공개 링크 만들기에 대한 내용은 아래의 공유 방법 2에서 설명드리도록 하겠습니다.


다음은 가장 아래에 표시되는 담당자 설정에 대해 설명 드리겠습니다.



다른 사용자의 공유 및 공유 해제 방지(Prevent others from sharing and unsharing)는 기본적으로 꺼져 있으며 활성화 시 사용자가 소유한 파일을 다른 사람이 공유하거나 공유 취소하는 것을 방지할 수 있습니다.


예를 들어, 그룹 구성원이 파일에 액세스하는 것은 괜찮지만 더 이상 다른 사람과 공유하고 싶지 않을 때 사용하며 기본 공유는 그대로 유지되지만 나 또는 관리자 외에는 새 공유를 추가할 수 없도록 공유 및 공유 취소를 방지할 수 있습니다.


※ 고려사항

  • 파일은 최대 2000번까지 공유할 수 있습니다.

    • 이 수에는 레코드, 사람 및 그룹과의 공유가 포함됩니다.

    • 파일이 최대 공유 수에 가까워지면 공개 링크를 생성하거나 파일을 피드에 게시하여 공개로 설정하는 것이 좋습니다.



공유 방법 2. 공개 링크로 파일 공유하기


공유(Share) 레이아웃의 공개 링크 만들기 섹션 또는 파일의 우측 드롭 다운 메뉴에서 공개 링크(Public Link) 클릭 시 공개 링크를 만들 수 있습니다.


공개 링크의 가장 큰 장점은 세일즈포스를 사용하지 않아도 해당 링크를 검색하여 파일을 볼 수 있으며 다운로드를 할 수 있습니다.


1) 파일(Files) > 파일의 우측 드롭다운 메뉴 선택 > 공개 링크(Public Link)




2) 만료일자/암호 여부 설정 및 링크 만들기(Create Link)



  • 만료 일자 : 생성된 링크는 만료 일자가 지나게 되면 더 이상 사용할 수 없습니다.

  • 암호 : 암호를 설정한 링크는 검색 시 해당 링크의 올바른 암호를 입력해야 해당 파일을 확인할 수 있습니다.

    • 암호 보호는 기본적으로 꺼져 있으며 콘텐츠 전달 및 공개 링크 설정에서 기본값을 변경할 수 있고 암호 보호를 필수로 설정 가능합니다.


※ 고려사항

  • 파일 공개 링크 수신자는 파일을 보고 다운로드할 수만 있습니다. (수정 불가)



 

지금까지 사용자, 그룹 및 공개 링크로 파일을 공유하는 방법에 대해서 알아보았습니다.

이어지는 2편에서는 파일 라이브러리 활용하기 및 이메일로 파일을 공유하는 방법 및 고려사항에 대해 알아보겠습니다.



파일 공유에 대한 더 자세한 내용은 Salesforce Help 문서를 통해 확인하실 수 있습니다.




안내드린 내용 이외에도 문의사항이 있다면, 아래 폼을 통해 언제든지 클로비스에 문의 부탁드립니다.



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