오늘은 Salesforce에서 새롭게 릴리즈 된 완료된 일자로 작업을 관리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
Salesforce에서는 작업(Task)이라는 기능을 제공하고 있습니다.
기존 작업(Task)관리는 정해진 기한일자의 순으로 나열되어 사용자에게 히스토리로 보여지고 있었습니다.
이번 릴리즈를 통해서는 해당 작업(Task)이 언제 완료가 되었고 이에 완료된 날짜를 통해 최신의 작업(Task)부터 과거의 작업(Task)까지 히스토리가 좀 더 사용자에 맞게 설정할 수 있도록 제공됩니다.
그렇다면 작업(Task)이란 무엇인지를 간단히 살펴보겠습니다.
Salesforce를 사용하시는 분들이라면 작업(Task)이 어떤 기능이구나 라는 것은 알고 있겠지만, 만약 사용하지 않는 분들은 작업(Task)이라는 것은 어떤 기능일까 라고 의문을 가질겁니다.
작업(Task)란 기한이 정해진 업무 즉, 해야할 일을 관리할 수 있는 기능이라고 볼 수 있습니다.
많은 업무가 진행되다 보면 미리 예정되어 기한이 존재하는 업무를 본의 아니게 누락되는 경우도 있을 겁니다.
Salesforce에서는 작업의 기능을 활용하여 업무의 누락이 없도록 지원하고 과거의 어떤 업무를 누가 진행했는지 히스토리 관리가 가능합니다.
그렇다면 Salesforce에서는 어떻게 작업(Task)을 작성하고 관리하도록 제공하는지 확인해보겠습니다.
아래 보이는 그림은 Salesforce에서 보이는 작업(Task)내역 입니다.
해당 고객과의 어떤 업무를 했는지를 정확한 일자와 함께 확인이 가능합니다.
각 작업(Task)의 오른쪽으로 보이는 날짜는 해당 작업의 기한으로 작업을 등록할 때 사용자가 직접 입력이 가능합니다.
정확한 기한을 입력했다면 사용자는 해당 날짜가 도래했을 경우 해야할 업무로 확인도 가능하게 됩니다.
현재 작업들은 이미 과거의 업무로써 언제까지 해야 할 업무였는지 확인이 가능합니다.
그렇다면 사용자가 해당 업무를 정확히 언제 완료되었는지는 어떻게 확인 할 수 있을까요?
업무의 완료일자로 작업의 히스토리가 나열되는 기능은 이번 Spring 22’ Release를 통해 활성화 되었습니다.
새롭게 제공되는 기능을 확인 하기 전 작업을 완료하는 방법을 보도록 하겠습니다.
아직 완료되지 않은 작업은 ‘예정 및 기한 초과’의 섹션에 따로 보관이 됩니다.
또한 진행중/진행예정 작업은 완료가 되지 않았기에 완료표시를 할 수 있는 체크박스가 활성화 되어 있습니다.
그중 완료된 작업의 체크박스를 클릭한 순간 해당 작업은 완료로 처리되고 해당 시점(완료시점)이 세일즈포스에서 자동으로 저장하고 있게 됩니다.
완료된 작업은 ‘예정 및 기한 초과’ 섹션에서 자동으로 사라지고, 히스토리로 관리가 됩니다.
완료된 작업의 일자는 작업을 생성할 때 설정한 기한의 일자 입니다.
실제 업무가 완료된 날과는 다르게 표기가 되는거죠.
그럼 이제 실제 업무가 완료된 날짜로 표기가 되어 작업들이 나열되는 방법을 설명하겠습니다.
먼저 Salesforce의 우측상단의 기어아이콘을 클릭 후 설정으로 들어갑니다.
이후 빠른 찾기에 ‘활동 설정’ 이라고 키워드를 검색 후 해당 메뉴를 클릭 합니다.
활동 설정과 관련된 설정들이 나열된 화면에서 ‘완료 날짜별 과거 활동 정렬’을 활성화 후 제출 버튼을 클릭합니다.
설정이 완료되었다면 다시 작업의 내역을 볼 수 있는 레코드로 가보겠습니다.
기존의 작업 항목(왼쪽 그림)들이 새롭게 실제 완료일자로 정렬된 내용(오른쪽 그림)으로 확인이 가능하게 되었습니다.
오늘 완료된 날짜는 오늘, 어제는 어제로 보이겠지만 시간이 흐르면 작년의 히스토리처럼 정확한 일자가 표기되게 됩니다.
고객관리를 하다보면 해당 업무가 정확히 언제 진행이 되었고 완료가 되었는지 때로는 설명이 필요할 수 있습니다.
이제 Salesforce는 나의 업무를 관리하는 것을 돕고 내가 언제 마무리 했는지를 직접 기억하지 않아도 언제든지 확인 할 수 있도록 제공합니다.
지금까지 새롭게 릴리즈 된 작업 관리 기능에 대한 설명과 더불어 Salesforce의 작업은 무엇인지를 함께 살펴보았습니다.
아주 작은 기능같아 보이지만 Salesforce는 그 작은 기능 하나하나도 고객관리를 하는 것에 편리성을 중점을 두고 제공하고 있습니다.
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