RFQ란? 견적 요청서(RFQ) 완벽 가이드: 정의, 작성 방법 및 모범 사례
- 클로비스
- 4월 1일
- 4분 분량
안녕하세요. 클로비스입니다. 🥰
비즈니스를 운영하다 보면 최적의 제품이나 서비스를 좋은 가격에 확보하는 게 중요하죠. 이때 견적 요청서(Request for Quote, RFQ)가 큰 역할을 합니다. RFQ는 공급업체에게 가격 정보를 공식적으로 요청하는 문서인데요. 여러 업체의 견적을 비교해 최적의 파트너를 찾는 데 유용하게 쓰입니다.
하지만, 효과적인 RFQ를 작성하려면 몇 가지 중요한 포인트를 꼭 짚고 넘어가야 합니다.
오늘은 RFQ가 무엇인지, 어떻게 작성해야 하는지, 더 효과적으로 활용하는 방법까지 알아보겠습니다.
RFQ란 무엇인가요?
RFQ(Request for Quotation , RFQ)는 특정 제품, 프로젝트 또는 서비스에 대한 가격 견적이나 입찰을 공급업체나 계약업체에 요청하는 과정입니다. 효과적인 프로젝트 관리를 위해 필수적인 도구로, 프로젝트의 사양, 회사 정보, 제출 마감일, 납품 요구사항, 계약 조건, 평가 기준 등을 포함합니다.
“이런 제품(혹은 서비스)이 필요한데, 얼마에 제공해 줄 수 있나요?”라고 공급업체에 묻는 거죠.
RFQ에는 보통 프로젝트 사양, 납품 기한, 계약 조건 같은 정보가 포함됩니다.
이를 통해 기업은 공급업체의 가격을 비교하고 최적의 업체를 선택할 수 있습니다.
RFQ vs. RFP, 뭐가 다를까?
견적 요청서(Request for Quotation , RFQ) 제안 요청서(Request for Proposal, RFP)는 비슷해 보이지만, 실제로는 다른 목적을 가진 문서입니다.
RFP는 특정 제품이나 서비스에 대한 정보를 요청할 때 사용되며, 조직이 정확히 무엇을 원하는지 모를 때 활용됩니다. 반면, RFQ는 이미 명확한 프로젝트 계획이 있을 때 가격 정보를 얻기 위해 사용됩니다.
RFQ : 원하는 제품/서비스가 정확히 정해졌을 때 가격 견적을 받기 위한 것
RFP : 어떤 솔루션이 필요한지는 알지만, 구체적인 제안이 필요한 경우
쉽게 말해, RFQ는 "이거 얼마예요?"라고 묻는 거고,
RFP는 "이런 문제를 해결하려면 어떤 솔루션이 필요할까요?"라고 묻는 과정입니다.
이제 RFQ가 무엇인지 알았으니 작성법에 대해 알아볼까요?
RFQ 작성 단계별 가이드
1️⃣ 목표 정의 및 입찰 유형 결정하기
먼저, 프로젝트의 범위와 사양을 명확하게 정의하고 예비 예산과 입찰 유형을 결정합니다.
고려해야할 입찰 유형 몇 가지에 대해 소개해드리겠습니다.
공개입찰
모든 공급업체에게 RFQ를 공개하고, 제출된 입찰이 다른 업체들에게도 보이도록 하는 방식입니다.
투명성과 비용 관리를 위한 훌륭한 접근 방식이지만 맞춤형 서비스 제공, 브랜드 가치 유지, 장기적인 파트너십 구축을 선호하는 기업들은 참여를 꺼릴 가능성이 있습니다.
봉인 입찰
공개 입찰과 마찬가지로 봉인 입찰은 모든 공급업체에 RFQ를 공개합니다.
그러나 공급업체는 입찰 중에 다른 공급업체가 무엇을 제공하는지 알 수 없습니다. 이는 모든 입찰자에게 동등한 경쟁 환경을 보장함으로써 편파적이거나 불공정한 결과를 방지할 수 있습니다.
초대 입찰
초대 입찰를 통해 시장 조사를 수행하고 특정 잠재적 공급업체에 연락하여 검토를 위해 견적을 제출하도록 요청합니다. 이는 이미 협력하고 싶은 회사 풀(Pool)이 있거나 프로젝트가 너무 틈새 시장이어서 특정 전문 지식을 갖춘 파트너가 필요할 때 유용합니다.
역경매
역경매 RFQ에서 여러 공급업체가 주문을 이행할 기회를 위해 입찰합니다.
경매에서 가장 낮은 입찰자가 계약을 따냅니다. 이는 여러 공급업체가 품질에 차이가 없이 제공할 수 있는 간단한 상품과 서비스에 대한 실행 가능한 접근 방식입니다.
2️⃣ RFQ 문서 만들기
입찰 유형을 선택하고 조직에서 가장 적합한 접근 방식을 찾았다면 이제 본격적으로 문서를 작성해 볼까요?
RFQ에는 보통 다음 내용을 포함합니다.
✔ 회사 소개 - 회사와 프로젝트에 대한 간략한 소개와 연락처 정보
✔ 제출 요구 사항 - 공급업체의 견적에 포함되어야 하는 사항
✔ 제출 마감일 - 공급업체가 견적을 보내야 하는 날
✔ 프로젝트 정보 - 범위와 사양, 도면이나 개념 등 추가적인 프로젝트 리소스
✔ 프로젝트 납품 기한 - 공급업체가 제품이나 서비스를 제공해야 하는 최종 마감일과 일정 조율 기준
✔ 선정 과정 - 평가 기준과 최종 선정 방식
✔ 약관, 조건 및 법적 고려사항
🚨 TIP
모든 공급업체에 보낼 수 있는 표준화된 RFQ 문서를 만드세요. 그러면 공평한 경쟁 환경이 제공되어 가격과 전문성을 비교하기가 더 쉬워집니다!
3️⃣ 공급업체에 RFQ 배포하기
RFQ 문서를 완성했다면, 추가 자료와 함께 선정된 공급업체에 배포해야 합니다.
발송 방식은 업계 특성과 프로젝트 긴급성을 고려하여 이메일 또는 우편으로 결정할 수 있습니다.
공급업체가 문의할 수 있도록 담당자 연락처를 반드시 포함해야 합니다.
마감일 이후, 제출된 모든 응답을 공정하고 열린 마음으로 검토해야 합니다.
객관적인 평가는 유리한 조건을 발견하는 데 도움이 될 수 있습니다.
모든 응답을 확인 후 공급업체에 결과를 회신하고, 입찰 평가 팀과 진행 상황을 공유하여 원활한 프로세스를 유지하는 것이 좋습니다.
4️⃣ 견적 검토 & 최적의 업체 선정하기
마감일이 지나 모든 견적을 받았다면, 이제 검토 후 최적의 공급업체를 선택해야 합니다. 검토 시 다음과 같은 질문을 고려하세요.
✔ 가장 저렴한 견적을 제시한 곳은 어디인가?
✔ 우리가 원하는 제품이나 서비스를 정확히 제공할 수 있는 업체인가?
✔ 해당 업체의 가치 제안이 우리의 필요와 일치하는가?
✔ 단순한 가격이 아닌, 진정한 가치를 제공하는 업체는 어디인가?
또한, 가격뿐만 아니라 내부 기준을 바탕으로 종합적인 평가를 진행해야 합니다.
아무리 저렴하더라도 원하는 품질과 서비스를 제공하지 못하면 의미가 없으므로,
우리 비즈니스에 가장 적합한 공급업체를 선택하는 것이 핵심입니다.
5️⃣ 계약 체결
공급업체를 결정했다면 빠르게 알려주되, 계약이 완료될 때까지 다른 입찰자에게는 알리지 않는 것이 좋습니다.
선정된 업체와 협의하여 납품 일정, 계약 조건, 가격 고정 여부 등 세부 사항을 조율해야 합니다.
계약 관리 소프트웨어를 활용하면 계약을 체계적으로 관리하고 리스크를 줄일 수 있습니다.
모든 계약이 체결되면, 다른 입찰자들에게 결과를 알리고 감사 인사를 전하세요.
예의를 갖추면 향후 프로젝트에서 다시 협업할 기회를 만들 수 있습니다.
RFQ 모범 사례
RFQ를 올바르게 작성하기 위해서는 아래 사항을 고려하여 작성하는 것이 중요합니다.
명확하고 상세한 정보 제공 : RFQ에 프로젝트의 세부 사항을 구체적으로 기재하여 정확한 견적을 받을 수 있도록 합니다.
공정한 경쟁 환경 조성 : 모든 공급업체에게 동일한 정보를 제공하여 공정한 평가가 이루어지도록 합니다
사전 자격 기준 설정 : 신속한 검토를 위해 사전 자격 기준을 설정하여 적합한 공급업체를 선별합니다.
가격 구조 면밀히 검토 : 숨겨진 비용이나 불리한 계약 조건이 없는지 주의 깊게 검토합니다.
자사 보호 조치 마련 : 제품 보증이나 지연 시 할인 등의 조건을 계약서에 명시하여 리스크를 최소화합니다.
Salesforce로 RFQ 프로세스 쉽게 관리하기
RFQ 작성과 공급업체 선정 과정이 꽤 복잡할 수 있는데요. Salesforce를 활용하면 이 과정을 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있습니다.
Salesforce는 프로젝트 관리와 데이터 관리를 한 곳에서 수행할 수 있는 플랫폼을 제공합니다. 이를 통해 RFQ 프로세스를 효율적으로 관리하고, 공급업체와의 커뮤니케이션을 강화할 수 있습니다. 또한, Salesforce CPQ를 활용하면 정확하고 전문적인 견적서를 신속하게 생성하여 입찰 성공률을 높일 수 있습니다.
✔ Salesforce CPQ(Configure, Price, Quote) – 빠르고 정확한 견적 생성
✔ 협업 기능 – 공급업체와의 커뮤니케이션을 한곳에서 관리
✔ 데이터 분석 – 과거 견적 데이터를 분석해 최적의 의사 결정 지원
특히, 여러 공급업체와 거래하는 경우 Salesforce를 활용하면 시간을 절약하고 실수를 줄일 수 있습니다.
RFQ는 좋은 공급업체를 찾고, 비용을 절감하는 데 필수적인 과정입니다. 오늘 소개한 가이드를 참고해서 효과적으로 RFQ를 작성해 보세요!
Salesforce 같은 도구를 활용하면 RFQ 프로세스를 더 스마트하게 운영할 수 있으니 꼭 고려해 보세요!
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