안녕하세요, 클로비스입니다.
이번 시간에는 지난 [Salesforce 자동화] Flow Builder 편에 이어 Flow의 다섯 가지 종류 중 하나인 레코드 트리거 플로에 대해 소개해드리겠습니다.
코드 없이도 복잡한 비즈니스 프로세스를 자동화 할 수 있고, 원하는 로직을 빠르게 구현할 수 있는
Salesforce Flow의 한 종류인 레코드 트리거 플로는 조직의 레코드와 상호 작용하는 가장 좋은 자동화 방법입니다.
레코드 트리거 플로를 활용하여 사용자 상호 작용 없이 Salesforce 백그라운드에서 작업을 자동으로 수행할 수 있습니다. 이런 작업을 몇 분만 단축하더라도 사용자의 작업 시간을 수백 시간 절약할 수 있습니다. 이것이 바로 자동화의 이점입니다.
1. 레코드 트리거 플로(Record-Triggered Flows)란?
레코드 트리거 플로는 Salesforce에서 가장 일반적으로 사용되는 자동화입니다. 레코드가 생성, 편집, 삭제 될 때 실행되며 조직의 레코드와 상호 작용하는 가장 좋은 방법입니다.
간단히 말해 레코드 트리거 플로의 역할은 "어떤 일이 발생하면 다른 일을 합니다"입니다.
레코드 트리거 플로를 사용하면 한 줄의 코드도 작성할 필요가 없으며, 사용자 상호 작용 없이 Salesforce 백그라운드에서 작업을 자동으로 수행할 수 있습니다.
2. 레코드 트리거 플로 활용 예시
영업 담당자가 거래가 성사된 후 항상 작업 주문을 생성하는 경우 이를 자동으로 생성할 수는 없을까요?
사용자가 세 개의 다른 레코드로 보내야 하는 데이터를 수집하는 경우, 한 양식에 데이터를 입력하고 세 개의 다른 레코드를 자동으로 생성하여 시간을 절약할 수 있을까요?
새로운 예비 점주 정보 등록 시 예비 점주의 가맹 희망 지역에 따라 그 지역 담당 영업사원을 자동으로 배정될 수는 없을까요?
이 외에도 레코드 트리거 플로를 활용하여 해결할 수 있는 사용 사례는 너무 많습니다.
새 사용자가 생성되면 특정 사용자 속성을 기반으로 권한 집합, 권한 집합 그룹, 대기열 및 그룹에 사용자를 자동으로 할당합니다.
새 사례가 생성되면 사례 유형 및 우선순위에 따라 특정 대기열에 사례를 할당합니다.
기회가 성사되고 특정 금액에 도달하면 기회 소유자의 관리자에게 알림을 보냅니다.
계정에 대한 불만 사항이 제출되면 계정 소유자에게 알리고 불만 사항 생성일로부터 2일 후 마감일인 계정 소유자를 위한 후속 작업을 생성합니다. 불만 해결에 대한 후속 조치를 위해 5일 후에 또 다른 후속 작업을 만듭니다.
이벤트가 생성되거나 이벤트 날짜가 수정되면 첨부 파일과 함께 이메일을 보냅니다.
종료된 손실 단계의 기회가 삭제되면 관련 계정 또는 연락처 레코드의 설명 필드를 업데이트하고 계정 또는 연락처 소유자에게 레코드 삭제를 알립니다.
레코드 트리거 플로를 생성하여 다른 레코드를 업데이트하거나 알림을 보내거나 프로세스를 시작하거나 데이터 일관성을 유지합니다.
충돌을 피하고 성능을 개선하기 위해 레코드 트리거 흐름 내의 옵션을 사용하여 자동화 타이밍을 미세 조정할 수 있습니다.
3. 예시를 통해 레코드 트리거형 플로 화면 구성 살펴보기
A. 사용자 요구 사항
예비점주(Lead)에 새로운 레코드가 생성될 때 가맹 희망 지역이 '서울남부'라면 서울남부 지역 담당 영업사원인 '김영업'을 해당 예비점주의 영업 담당자로 자동 배정하고 싶다.
B. 설정 > 프로세스 자동화 > 플로
C. 새 플로에서 레코드 트리거형 플로 만들기
D. 레코드 트리거형 플로 시작 구성하기
1. 플로를 트리거할 개체 선택
예비점주 개체의 변화를 트리거할 것임으로 예비점주(Lead)개체 선택
2. 해당 개체 레코드에 어떤 일이 생겼을 때 플로를 시작할지 설정
새로운 예비점주 정보가 등록될 때 플로를 시작할 것임으로 '레코드 생성됨' 선택
3. 트리거 구성(2번)에 추가적인 플로 시작 조건 설정
새로 등록되는 예비 점주 중에서도 가맹희망지역이 '서울남부'인 예비 점주에게만 영업담당자 '김영업'을 배정할 것임으로 '가맹희망지역(StartArea__c) : 같음 : 서울남부 ' 조건 추가
4. 플로로 작업할 대상과 내용 설정
예비점주 레코드 생성 후 업데이트 작업을 할 것임으로 '작업 및 관련 레코드' 선택
E. 플로로 수행할 작업 요소 생성하기 > 저장 > 활성화
F. 마무리
여기까지 레코드 트리거형 플로를 설정하고 활성화 하였다면, 예비점주 레코드가 생성될 때 가맹희망지역이 '서울남부'인 레코드인 경우 활성화한 플로가 실행된다.
실행된 플로는 해당 레코드(예비점주)의 영업담당자로 '김영업'을 자동 배정해준다.
레코드 트리거 플로에 대한 더 자세한 내용은 Salesforce Help 문서를 통해 확인하실 수 있습니다.
지금까지 Salesforce에서 가장 일반적으로 사용되는 자동화인 레코드 트리거 플로 (Record-Triggerd Flow)에 대해 소개해드렸습니다.
레코드 트리거 플로는 조직의 레코드와 상호 작용하는 가장 좋은 방법으로서 역할은 "어떤 일이 발생하면 다른 일을 합니다." 입니다.
레코드 트리거 플로를 적극 활용하여 우리 조직에 맞는 자동화 프로세스를 구축함으로써 사용자의 작업 시간을 절약하고 데이터의 품질을 개선합니다.
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