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[세일즈포스 활용] Optimizer 앱으로 우리 조직의 기능 분석하기


안녕하세요. 클로비스입니다.


이번 포스팅에서는 세일즈포스 관리자가 조직의 기능을 개선하기 위해 빠르고 간편하게 사용할 수 있는 분석 도구인 Salesforce Optimizer(이하 Optimizer)에 대해 알아보겠습니다.


세일즈포스 관리자는 우리 조직에 필요에 따라 필드, 페이지 레이아웃, 자동화 규칙 등을 생성하거나, 프로필, 권한집합 등을 통해 사용자에게 권한을 부여하는 등 다양한 기능들을 설정하게 됩니다.


세일즈포스의 수많은 기능들을 설정하면서 주의해야 할 사항과 잠재적 문제들을 파악하기 쉽지 않습니다. 우리 조직의 기능을 개선하고 싶은데 얽히고 설킨 설정들을 어디서부터 검토해야 할지 막막한 관리자라면 Optimizer를 통해 관리되어야 할 사항과 그 해답을 얻을 수 있습니다.


Optimizer란?


Optimizer는 데이터 저장소, 필드, 사용자 정의 코드, 개체, 대시보드, 권한, 사용자 정의 레이아웃 등과 같이 다양한 매트릭에 대한 자세한 정보를 제공하는 도구입니다.


관리자는 Optimizer를 통해 기능 향상, 사용자 정의 정리, 복잡성 줄이기, 기능 채택 촉진에 대한 권장 사항을 받아볼 수 있습니다.


Optimizer를 실행하는 방법에 대해 알려드리겠습니다.



Optimizer 실행하기


우선, Optimizer는 '모든 데이터 수정 및 애플리케이션 사용자 정의 권한'이 있는 사용자를 관리자로 간주하며, 일반적으로 시스템 관리자 프로필을 가진 사용자가 실행할 수 있습니다.


1) 설정 > Optimizer 메뉴를 클릭합니다.

2) Optimizer를 이전에 활성화한 적이 없는 경우, 액세스 허용 클릭하여 Optimizer에 조직 분석 권한을 부여합니다. 약관에 동의하고, 저장 후 닫기를 클릭합니다.



3) Optimizer가 매월 자동으로 실행되도록 예약 설정도 가능합니다.

4) Optimizer 열기를 클릭합니다. Optimizer 앱으로 이동합니다. 이제 언제든지 앱 시작 관리자에서 Optimizer에 액세스할 수 있습니다.

5) Optimizer 실행을 클릭합니다.

조직의 규모에 따라 분석하는 데 1시간에서 최대 24시간이 소요될 수 있습니다. 일정 시간 이후 확인하거나, 브라우저 탭을 새로 고쳐 실행이 완료되었는지 확인합니다.


6) 실행이 완료되면 조직 매트릭의 결과 목록에서 상태를 확인하고, 세부 페이지에서 분석된 결과를 검토할 수 있습니다.



결과 목록에는 작업이 필요한 상태의 결과가 가장 상단에 표시되며,

세부 페이지에서는 설명과 함께 참고해야 할 데이터 목록과 차트 등을 확인할 수 있습니다.


'설정에서 보기' 클릭 시 해당 설정 화면으로 바로 이동할 수 있습니다.

권장 사항 및 도움말을 통해 해당 매트릭과 관련된 리소스들을 확인할 수 있습니다.



Optimizer 조직 매트릭 활용 예시

1) 필드 사용량 확인 및 미 사용된 필드 확인


세부 사항 페이지에 너무 많은 필드가 추가되어 사용자가 입력해야 할 필드를 찾기 어렵거나, 혹은 상당 수의 필드가 비워져 있는 경우 사용성이 낮아질 수 있습니다.


'사용자 정의 필드 제한'에서는 표준 또는 사용자 정의 개체에 대해 필드가 350개 보다 많은 경우 플래그 표시가 됩며, '필드 사용량'에서는 데이터 목록에서 미사용 필드를 확인할 수 있습니다.


'필드 사용량'에서는 데이터 목록에서 미사용 필드를 확인할 수 있습니다.




2) 로그인 하지 않는 사용자 관리


'사용자 로그인'은 최근 로그인하지 않은 사용자를 확인할 수 있습니다.

이제 더 이상 엑세스 권한이 필요하지 않은 이전 직원(퇴사자)의 계정이 아직 활성화 되어 있는지 확인할 수 있습니다.



3) 사용자 수가 적은 권한 집합 혹은 프로필 할당



'사용자 수가 적은 권한 집합'에서 사용자 수가 너무 적은 권한 집합의 목록을 확인할 수 있습니다.

'프로필 할당'에서는 할당되지 않은 사용자 정의 프로필을 확인할 수 있습니다.


이 외에도 역할/페이지 레이아웃/대시보드/유효성 검사 규칙 등과 같은 사용자 정의 설정에 대한 미사용 여부를 확인할 수 있습니다.


기존의 설정을 변경하기 위해 잦은 복제를 하고 관리가 어려워졌다면, 미사용 여부를 확인하고 우리 조직의 불필요한 설정들을 정리할 수 있습니다.


4) 너무 많은 관리자

모든 데이터 수정과 같이 중요한 관리자의 권한을 너무 많은 사용자에게 부여한 경우 데이터의 보안 침해, 데이터 품질 등과 같은 의도치 않은 문제가 발생할 수 있습니다. '중요 권한 할당'에서 관리자 권한을 가진 사용자를 확인하고, 권한에 대한 조정을 고려할 수 있습니다.


 

Optimizer 앱을 통해 관리자는 조직에서 잠재적인 문제점은 물론, 세일즈포스가 제공하는 권장 사항과리소스를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이를 통해 문제를 해결할 계획을 수립하거나, 조직의 기능을 개선할 수 있습니다.


Salesforce Optimizer에 대한 더 자세한 내용은 Salesforce Help문서를 통해 확인하실 수 있습니다.



안내해드린 내용 이외에도 문의사항이 있다면, 아래 폼을 통해 언제든지 클로비스에 문의부탁드립니다.


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