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[세일즈포스 활용] To Do List로 작업(Task) 추적하기

최종 수정일: 1월 19일


안녕하세요. 클로비스 입니다.

오늘은 세일즈포스 Winter'23 Release에서 작업(Task)와 관련하여 새롭게 추가된 'To Do List' 기능을 소개해드리겠습니다.


1. 작업(Task)과 할일 목록(To Do List)


세일즈포스에서 작업(Task)은 이메일 발송, 통화, 방문/미팅 등의 기한이 있는 업무에 대한 개체로 To Do List 즉, 해야 할 일들을 체크하기 위해 사용되는 기능입니다. 세일즈포스의 작업을 활용하면, 캘린더, 메모와 같은 별도의 어플리케이션이나 노트에 수기로 업무를 기록하지 않고 세일즈포스의 데이터를 활용하여 업무를 진행할 수 있습니다.


할일 목록(To Do List)은, 세일즈포스의 어떤 화면에서든 모든 작업(Task)을 추적하고, 효율적인 업무 관리를 위해 작업을 정렬하거나 구성할 수 있는 추가된 기능입니다.



그렇다면 작업(Task)과 새롭게 추가된 'To Do List'의 차이점은 무엇일까요?


세일즈포스를 통해 작업을 생성했다면, 오늘 내가 해야 하는 업무는 무엇인지, 언제까지 업무를 해야 하는지 확인해야겠죠. 작업을 어디에서 확인할 수 있는지 보겠습니다.

  • 관련 레코드 세부 페이지의 활동(Activity)

  • 작업 탭의 목록 보기

  • 홈 화면의 오늘의 작업


사용자는 다양한 화면에서 작업을 확인해 볼 수 있습니다.


그런데, 여러 업무를 동시에 진행해야 하는 사용자라고 생각해보겠습니다. 사용자는 세일즈포스의 계정 A의 데이터를 보면서 업무를 진행하는 중에 상사에게서 다른 계정 B와 관련된 업무를 지시 받았습니다.


지금 보고 있는 세일즈포스 화면에서 다른 계정 레코드 페이지로 이동한 뒤 작업을 생성하는 것이 다소 번거롭게 느껴지실 수 있습니다.


이러한 번거로움을 해결하고, 세일즈포스의 어느 화면에서든 작업을 관리할 수 있도록 추가된 기능이 바로 'To Do List' 입니다.

2. To Do List로 작업(Task) 추적하기

아래 세일즈포스 화면을 보면 하단의 To Do List 최근 항목, 노트 등의 메뉴가 있는 바 형태 레이아웃을 볼 수 있습니다. 이 막대 형태의 메뉴 바를 유틸리티 막대라고 합니다.

To Do List는 유틸리티 막대에 추가하여 사용할 수 있는 기능으로, 팝업 형태의 화면을 통해 작업 목록을 확인할 수 있습니다. To Do List 화면을 살펴보겠습니다.


먼저 작업의 세부 내용으로 우선순위/ 작업 유형 아이콘(이메일, 방문/미팅, 전화), 작업의 기한, 작업 진행 상태를 확인할 수 있습니다.


작업의 더보기 아이콘을 클릭하면 빠른 편집과 후속 작업/이벤트 생성, 삭제를 할 수 있습니다.

체크 표시 아이콘을 클릭하면 해당 작업을 완료 처리 할 수 있습니다.


이 외에도 To Do List를 통해 작업을 정렬하거나 사용자에 맞게 구성할 수 있는 3가지 기능을 알아보겠습니다.


1) 레이블 추가

오른쪽 메뉴의 '새 Labels' 버튼을 클릭하면 새로운 레이블을 추가할 수 있습니다.

작업 옆에 표시된 레이블 아이콘을 통해 작업을 특정 레이블을 적용하여 깔끔하게 정리할 수 있습니다.


2) 필터링 기능

상단의 필터 아이콘을 클릭하여 특정 연락처/리드(이름) 혹은 특정 개체(다음과 관련) 레코드에 등록된 작업을 확인하거나, 활동 유형, 우선순위, 상태, 기한 날짜 등으로 작업 목록을 필터링 할 수 있습니다.


3) 정렬 기능

상단의 정렬 아이콘을 클릭하여 정렬 기준과 방향을 설정할 수 있습니다.



3. 유틸리티 항목 추가 방법

위와 같은 To Do List 기능을 사용하기 위해서는 먼저 [앱 관리자] 설정에서 유틸리티 항목으로 추가해야 합니다.


1) 앱 관리자 > 사용 중인 앱 오른쪽의 더보기 아이콘 > 편집


2) Lightning 앱 빌더 화면으로 이동 > 유틸리티 항목 추가 > '할 일 목록(To Do List)' 추가


유틸리티 항목에는 할 일 목록 외에도 다양한 생산성 도구를 추가할 수 있습니다.

  • 최근 항목

  • 노트

  • 서식 텍스트

  • 레코드 목록 보기

  • 설문 조사

  • 플로

  • Chatter 게시자 및 피드

  • 보고서 차트


유틸리티 항목에 대한 더 자세한 내용은 Help문서를 통해 확인할 수 있습니다. 관련 Help 문서 바로가기


 

지금까지 세일즈포스의 To Do List 기능에 대해 살펴보았습니다. 기존에 세일즈포스의 작업(Task)를 잘 활용하고 있던 사용자에게도, 아직 작업(Task)을 통해 업무의 To Do List를 관리하고 있지 않던 사용자에게도 도움이 될만한 기능으로 잘 활용하여 효과적으로 업무를 진행해보시길 바랍니다.


To Do List에 대한 더 자세한 내용은 Salesforce Help 문서를 통해 확인하실 수 있습니다.

관련 Help 문서 바로가기



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