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작성자 사진클로비스

[세일즈포스 활용] 간트 차트(Gantt Chart)로 시작하는 스마트한 프로젝트 관리



안녕하세요, 클로비스입니다. 🥰


프로젝트 관리에 골머리를 앓아보신 적이 있으신가요?

업무가 산더미처럼 쌓여 있는데 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면, 간트 차트가 그 답이 될 수 있습니다.


오늘은 강력한 프로젝트 관리 도구인 간트 차트(Gantt Chart)에 대해 알아보려 합니다. 이 글에서는 간트 차트가 무엇인지, 어떤 구성 요소로 이루어져 있는지, 그리고 실제로 어떻게 활용할 수 있는지 하나씩 자세히 설명해드리겠습니다.



 


간트 차트(Gantt Chart)란?

간트 차트(Gantt Chart)는 프로젝트의 시각적 타임라인을 제공하는 프로젝트 관리 도구입니다.

이를 통해 일정과 진행 상황을 확인할 수 있으며, 매니저는 프로젝트가 처음부터 끝까지 순조롭게 진행되도록 우선순위와 책임자를 설정할 수 있습니다.


이제 간트 차트의 다양한 유형, 이점, 그리고 처음부터 만드는 방법을 살펴보겠습니다.




간트 차트의 핵심 구성 요소는?

간트 차트는 시간에 따른 프로젝트의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

세로축에서는 완료해야 할 프로젝트 목록을 볼 수 있고, 가로축에서 각 프로젝트의 날짜를 확인할 수 있습니다.


  • 작업 목록 간트 차트에는 프로젝트가 성공하기 위해 완료해야 하는 모든 작업의 기본 목록이 들어 있습니다.

    예를 들어, "견적서 발송하기", "요구사항 파악하기" 또는 "이해 관계자에게 이메일 발송"과 같은 작업이 있을 수 있습니다.


  • 날짜

    간트 차트의 가로축에서는 날짜와 시간을 확인할 수 있습니다.

    이를 통해 특정 작업이 언제 끝나고 다른 작업이 언제 시작되는지 쉽게 확인할 수 있습니다.


  • 작업 표시줄

    각 작업에는 작업의 기간을 나타내는 길이가 다른 '진행률 막대'가 있습니다.

    막대가 길수록 해당 작업에 할당된 시간과 리소스가 더 많습니다.


  • 마일스톤

    프로젝트를 진행하면서 일반적으로 중요한 성과를 나타내는 마일스톤을 설정합니다. 예를 들어, 웹사이트 디자인의 주요 이정표는 홈페이지와 탐색 모음을 만드는 것일 수 있습니다.


  • 주 경로

    프로젝트 시작부터 완료까지의 가장 긴 경로를 말합니다.

    주 경로를 파악하면 프로젝트를 최소한으로 완료하는 데 걸리는 시간을 알 수 있습니다.


  • 완료율

    진행상황 추정치를 백분율로 확인할 수 있는 간트 차트의 경우 팀의 진행상황을 실시간으로 추적할 수 있어 유용합니다.


  • 종속성

    어떤 작업은 사전 작업이 필요한 경우가 있을 수 있습니다.

    예를 들어, 고객의 요구사항을 파악하기 전에는 견적을 작성할 수 없습니다.

    따라서 대부분의 간트 차트는 다른 작업을 시작하기 전에 어떤 작업을 완료해야 하는지 명시합니다.


  • 리소스

    작업에 대하여 팀 구성원, 원자재, 장비 등 특정 작업을 완료하는 데 필요한 리소스를 지정하여

    프로젝트의 기간, 진행 상황, 범위에 대한 포괄적인 관점을 제공합니다.




간트 차트가 유용한 이유

간트 차트는 여러 측면에서 프로젝트 관리를 간소화하고 개선할 수 있습니다.

간트 차트를 사용해야 하는 5가지 주요 이유에 대해 설명해드리겠습니다.


  • 전체 프로젝트 관리 간트 차트는 리더가 복잡한 프로젝트를 추적하고 시각화하기 쉬운 간단하고 관리하기 쉬운 작업으로 세분화하는데 도움이 됩니다.


  • 지연 추적

    간트 차트를 사용하면 프로젝트 관리자가 차질을 모니터링하고 다른 작업이 완료될 때까지 한 작업이 시작되지 않도록 할 수 있습니다.


  • 진행 상황 모니터링

    간트 차트는 프로젝트 관리자에게 프로젝트 진행 상황을 한눈에 볼 수 있는 기능을 제공하므로 필요에 따라 일정을 쉽게 조정할 수 있습니다.


  • 팀 협업

    간트 차트를 사용하면 모든 팀원이 같은 페이지에 있도록 하는 데 도움이 됩니다. 모든 사람이 할당된 작업을 한눈에 볼 수 있습니다.


  • 비즈니스 의사 결정

    간트 차트를 사용하면 병목 현상과 문제를 일찍 식별하여 프로젝트 관리자가 리소스 할당에 대해 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다.




간트 차트를 만드는 방법은?

간트 차트를 만드는 방법만 안다면 자주 사용하는 Excel, PowerPoint, Google Docs, Google Sheets 등을 이용해서도 만들 수 있습니다.

먼저 간트 차트를 만드는 순서에 대해 설명드리고 세일즈포스에서 활용할 수 있는 방법을 소개해드리겠습니다.


1단계: 범위 정의

먼저, 프로젝트의 범위를 이해해야 합니다.

프로젝트의 시작날짜와 완료날짜를 설정하기 위해서는 프로젝트의 범위를 이해하는 것이 중요합니다.

하지만 종종 프로젝트에 필요한 작업들이 추가되며 완료날짜를 수정해야할 수도 있습니다.


2단계: 작업 추가

다음으로, 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 작업들을 추가합니다.

프로젝트의 시작날짜와 종료날짜를 설정하듯이 차트에서 작업들이 시각화되도록 시작날짜와 종료날짜를 지정해야합니다. 각 작업의 시작날짜와 종료일자를 정의함으로써 작업과 프로젝트를 일정에 따라 진행할 수 있습니다.


3단계: 작업 종속성 식별

작업을 생성할 때 종속성(다른 작업을 시작하기 전에 완료해야 하는 작업)을 고려하여 작업의 순서를 정의하는 것이 좋습니다.

종속성을 정의하면 작업에 대한 정확한 시작 및 종료 시간을 설정하는 데 도움이 됩니다. 종속성을 설정하여 작업의 효율성을 높이고 오류를 줄일 수 있습니다.


4단계: 프로젝트 마일스톤 만들기

마일스톤 설정은 항상 필요한 것은 아니지만, 목표를 설정하고 프로젝트를 계획대로 유지하는 데 유용할 수 있습니다. 프로젝트 또는 작업의 주요 단계를 정의하여 팀의 동기 부여 및 목표 달성에 도움을 줍니다.


5단계: 수정 및 적응

위의 단계에 따라 간트 차트를 만들었더라도 계획이 변경됨에 따라 차트를 수정해야 할 수 있습니다.

예를 들어, 마감일에 해당 작업을 종료할 수 없게되면 이를 반영하기 위해 다른 작업의 시작/종료날짜가 변경되거나 전체 프로젝트 범위를 업데이트해야할 수 있습니다.

이처럼 상황에 맞게 차트를 수정하면 프로젝트 일정이 너무 과도하거나 비현실적으로 되는 것을 방지할 수 있습니다.




Salesforce로 간트 차트 만들기

Salesforce AppExchange를 통해 다양한 종류의 간트 차트 앱을 설치하여 사용하실 수 있습니다.

오늘 소개해드릴 앱은 세일즈포스의 리드, 기회와 같은 기본 개체는 물론,

사용자가 생성한 커스텀 개체에 대해서도 차트를 생성할 수 있습니다.


아래에서 앱을 통해 만든 간트 차트 사용법에 대해 설명드리겠습니다.

'사원별 진행중인 기회'차트의 설정


위의 예시 사진은 세일즈포스의 기본 개체인 '기회'를 이용하여 '사원별 진행중인 기회' 차트를 만든 예시입니다.


① 기간 설정

기간 설정하는 방법은 총 3가지로, "시작날짜와 종료날짜를 설정하는 방법", "특정 월로 설정하는 방법", "특정 주로 설정하는 방법"이 있습니다.

기간 설정 시, 설정한 기간에 해당하는 레코드만 보이게 됩니다.


② 필드를 이용한 필터링

설정페이지에서 필터링할 필드를 선택하여 필터링 조건에 해당하는 레코드만 확인할 수 있습니다.

예를 들어, 위의 예시와 같이 필터링 필드를 '기회 소유자'로 설정하여 해당 사용자가 소유하고 있는 기회만 조회되도록 할 수 있습니다.


③ 레코드의 추가 설명 확인

각 막대위에 마우스를 올려놓으면 레코드의 추가적인 정보를 확인할 수 있습니다.

예시 사진에서는 기회의 단계와 금액 필드 값을 추가로 확인할 수 있는데요.

이때 추가로 조회할 필드는 설정페이지에서 설정할 수 있습니다.


④ 기간의 확대/축소

차트 상단의 바를 조절하여 기간을 확대/축소하여 원하는 기간/시간을 확인할 수 있습니다.

1번에서 설정한 기간이 최대로 축소한 값으로 설정되며 확대하여 시간 단위까지 확인할 수 있습니다.

예를 들어, 1번에서 기간을 11월 한 달로 설정하면 차트 하단의 날짜 범위는 1-30일까지 일 단위로 나타나지 만, 바를 조절하여 기간을 확대하면 시간 단위까지 확인할 수 있습니다.


마지막으로, 레코드 페이지로 이동하려면 막대를 클릭하면 새 창에서 해당 페이지가 열립니다.


이외에도 설정 페이지에서는 기회의 단계가 실패가 아닌 레코드만 보이도록 설정하거나 차트에서 사용할 레코드 식별 필드를 기회의 이름으로 설정하는 등의 다양한 설정을 할 수 있습니다.

'사원별 진행중인 기회'차트의 설정


소개드린 예시와 같이 '기회' 개체를 이용하여 진행되고 있는 기회를 확인할 수도 있지만

커스텀 개체를 이용하여 내부에서 진행되고 있는 프로젝트를 확인할 수도 있습니다.


아래 예시는 프로젝트 개체와 그 하위에 프로젝트 작업이라는 개체를 생성하여 프로젝트별 작업을 표시한 차트입니다.

커스텀 개체를 이용한 '프로젝트별 작업' 차트


이처럼 간트 차트는 다양한 방법으로 활용할 수 있는데요.

다양한 산업 분야에 간트 차트를 어떻게 적용할 수 있는지 5개 산업 분야에 대해 간트 차트를 활용하여 조직의 효율성을 개선하는 방법을 소개해드리겠습니다.




다양한 산업의 간트 차트 예


  • 건설

    건설 프로젝트는 작업간의 종속성이 복잡하고 마감일에 대한 엄격한 관리가 필요합니다. 예를 들어, 집을 지을 때 HVAC 장비를 설치하는 것은 전기가 설치될 때까지는 별 소용이 없고, 기초가 완성되기 전까지는 전기를 설치할 수 없습니다. 따라서 간트 차트는 건설 일정 및 프로젝트 계획에 필수적입니다. 이처럼 간트 차트는 건설 일정 관리와 프로젝트 계획에 필수적입니다. 예를 들어, 허가 신청, 타당성 조사, 인력 채용, 건설 준비, 그리고 최종 프로젝트 시작에 이르는 모든 단계를 명확히 보여줄 수 있습니다.


  • 소프트웨어

    소프트웨어 개발은 촉박한 마감 기한과 출시 일정으로 가득합니다. 간트 차트는 모든 개발자가 일일 작업을 효율적으로 관리하고 우선순위를 정하는 데 유용합니다. 예를 들어, 프로젝트 관리자는 분기별 회의와 이해 관계자 간의 논의를 위한 시간을 간트 차트에 포함할 수 있습니다.


  • 마케팅

    마케터는 캠페인 계획에 간트 차트를 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 콘텐츠 달력이나 제품 출시, 연재 블로그 또는 소셜 미디어 게시물 일정을 차트를 이용해 표시할 수 있습니다.


  • 제조

    생산 일정 관리는 제조 산업에서 매우 중요한 작업입니다. 작은 일정의 차질도 수익성에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 간단한 간트 차트는 제품 개발이 명확한 타임라인을 따르도록 할 수 있고 이는 또한 자재 추적 및 재고 관리에도 도움이 됩니다.


  • 헬스케어 

    간트 차트는 광범위한 임상 시험 및 치료 단계부터 개별 환자 치료 계획에 이르기까지 모든 것에 유용합니다. 특히 적절한 시기에 적절한 복용량을 제공하는 것이 필수적인 장기 치료 계획을 계획할 때 유용합니다.


간트 차트는 프로젝트를 체계적이고 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다. 이를 통해 마감 기한을 준수하고 팀 전체가 공통의 목표를 향해 나아갈 수 있습니다.



설명드린 세일즈포스에서 사용할 수 있는 간트 차트 앱은 AppExchange링크에서 확인하실 수 있으며, 블로그 글의 상세한 내용은 원문링크에서 확인하실 수 있습니다.


 

안내드린 내용 이외에도 문의사항이 있다면, 아래 폼을 통해 언제든지 클로비스에 문의 부탁드립니다.



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