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[세일즈포스 활용] 중복 레코드 관리를 통한 명확하고 정확한 데이터 유지



안녕하세요, 클로비스입니다.


이번 포스팅에서는 데이터를 명확하고 정확하게 유지하기 위해 세일즈 포스에서 중복을 감지하고 처리하는 프로세스에 대해 알아보겠습니다.


세일즈 포스에서는 '일치 규칙'과 '중복 규칙'의 조합을 사용하여 중복 항목을 찾고 처리합니다.



 



1. 일치 규칙 (Matching Rule) 이란?


  • 일치규칙은 Salesforce에서 데이터 일치를 확인하고 기록 간 중복을 식별하기 위한 규칙입니다.

  • 새로운 레코드가 추가되거나 기존 레코드가 업데이트될 때 일치 규칙이 실행되어 중복 여부를 확인하고 필요에 따라 중복을 방지합니다.

  • 주로 데이터의 중복을 방지하고, 레코드가 중복되는 것을 방지하며 데이터 품질을 향상시키는 데 사용됩니다.

  • Salesforce는 비즈니스 및 개인 계정, 연락처 및 리드에 대한 표준 일치 규칙을 제공하며, 사용자 정의 일치 규칙을 만들 수도 있습니다.



A. 설정 > 데이터 > 중복 관리 > 일치 규칙



B. 일치 규칙 구성


  1. 규칙에 대한 이름 및 설명을 입력합니다.

  2. 일치 기준을 입력합니다. 일치 기준은 비교할 필드와 방법을 정의합니다.

    • 필드를 추가하거나 일치 방정식을 조정하려면 필터 논리를 추가합니다.


규칙을 저장하고 활성화합니다. 일치 규칙을 사용할 준비가 되면 이메일로 알립니다.

일치 규칙이 활성화되면 일치 규칙을 중복 규칙 및 중복 작업과 함께 사용할 수 있습니다.


일치규칙 설정에 대한 더 자세한 내용은 Salesforce Help 문서를 통해 확인하실 수 있습니다.




2. 중복 규칙 (Duplicate Rule) 이란?


  • 중복규칙은 사용자가 중복이 있는 레코드를 보거나 중복 레코드를 만들기 시작하면 벌어지는 일을 정의합니다.

  • 일치 규칙을 기반으로 하여 특정 조건을 충족하는 레코드가 생성되지 않도록 막습니다.

  • 중복 규칙은 새로운 레코드가 추가되거나 기존 레코드가 업데이트될 때 실행되어 중복 여부를 확인하고 필요에 따라 레코드를 생성하지 않거나 경고를 표시합니다.



A. 설정 > 데이터 > 중복 관리 > 중복 규칙



B. 중복 규칙 편집


  1. 이름, 설명 및 레코드 수준 보안 설정을 비롯한 규칙 세부 사항을 입력합니다

  2. 사용자가 중복을 만들기 시작할 때 발생할 작업을 선택합니다.

  3. 일치 규칙 섹션에서 레코드를 비교할 개체를 선택합니다. 그런 다음 레코드가 중복 항목으로 식별되는 방식을 결정하는 일치 규칙을 선택합니다.


규칙을 저장하고 활성화합니다.


중복규칙 설정에 대한 더 자세한 내용은 Salesforce Help 문서를 통해 확인하실 수 있습니다.




3. 중복 레코드 관리 사례


동일한 이메일 주소를 가진 고객 레코드의 생성을 방지함으로써, 정확하고 중복되지 않은 고객 데이터를 유지
동일한 고객이나 제품에 대한 중복된 기회가 생성되는 것을 방지하고 효율적인 기회 추적
이메일 주소 및 문의 내용을 기반으로 중복을 확인하여 동일한 문의에 대해 중복된 티켓이 생성되지 않도록 처리

이 외에도 다양한 관리 사례가 있습니다.

  • 이메일 주소와 마케팅 캠페인 관련 정보를 기반으로 중복을 체크하여, 중복된 잠재 고객이 생성되지 않도록 처리

  • 제품 식별 번호와 재고 수량을 기반으로 동일한 제품에 대한 중복된 레코드를 방지하고 정확한 재고 관리

  • 참가자의 이메일 주소 및 기타 고유 식별자를 기반으로 중복된 이벤트 등록을 방지

  • 계약 번호 및 관련된 기업 정보를 기반으로 중복을 방지하여 동일한 계약에 대한 중복된 레코드를 방지하고 정확한 계약 정보를 추적

  • 이메일 주소와 수강 강좌 정보를 기반으로 중복 규칙을 설정하여 중복된 수강생 등록을 방지


Salesforce를 사용하여 각 조직의 특정 비즈니스 프로세스에 맞게 중복 규칙을 설정하여 활용할 수 있습니다.




4. 요약


세일즈 포스에서 '일치 규칙'과 '중복 규칙'의 조합을 사용하여 데이터의 중복을 방지합니다.

이를 통해 데이터 품질을 관리하고 조직은 정확하고 신뢰할 수 있는 정보를 활용하여 더 스마트한 비즈니스 결정을 할 수 있게 됩니다.

  • 일치 규칙은 새로운 레코드 및 기존 레코드를 비교하고 중복을 감지합니다.

  • 중복 규칙은 감지된 중복 작업에 대해 경고를 알리고 중복 항목을 나열합니다.

  • 중복 항목들은 중복 집합 및 보고서에 나열됩니다.

  • 각 조직의 비즈니스 프로세스에 맞게 중복 규칙을 설정할 수 있습니다.


중복 레코드 관리에 대한 더 자세한 내용은 Salesforce Help 문서를 통해 확인하실 수 있습니다.




 



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