#Salesforce 를 통해 #Sales 부터 #Service 그리고 #Marketing 까지 모두 관리를 하고, 모든 데이터를 한 눈에 보기 위해서는 ‘보고서’를 사용하게 됩니다. 하지만 보고서를 생성하다 보면 기업에서 필요한 데이터를 보기 위해 필드를 보고서에 추가를 하려고 하지만, 해당 필드가 보이지 않는 경우가 있습니다. 이때 보고서 유형을 직접 생성하여 원하는 필드를 볼 수 있도록 할 수 있습니다.
보고서 유형은 기업에서 필요한 데이터를 보기 위해 원하는 보고서 유형을 생성 할 수 있습니다.
그럼 기업이 필요한 데이터를 보고서를 통해 볼 수 있도록 보고서 유형 설정부터 원하는 필드는 어떻게 추가하여 보는지에 대해 같이 살펴보도록 하겠습니다.
보고서의 종류는 Standard와 Custom 보고서 유형 두 가지 유형이 존재합니다. 기본적으로 Standard 보고서는 Salesforce를 사용한다면 기본적으로 제공이 됩니다. Custom 보고서는 기본적으로 제공이 되는 Standard 보고서로 기업에서 보고자 하는 데이터가 부족하여 원하는대로 확장하여 데이터를 보고자 할 때 사용됩니다. <그림 1>에서 볼 수 있듯이 보고서 탭을 통해 들어와 보고서 만들기를 누르면 만들 수 있는 보고서의 유형들이 보입니다. 여기서 보이는 보고서 유형의 리스트는 기본적으로 제공되는 Standard 보고서 유형와 Custom 보고서 유형을 만들어 놓으셨다면 둘 다 확인 할 수 있습니다.
<그림1>
보고서 유형 리스트에서 원하는 보고서 유형을 찾지 못하였다면, Custom 보고서 유형을 기업의 입맛에 맞게 생성할 수 있습니다.
그렇다면 Custom 보고서 유형은 어떻게 만들어야 하는지 살펴보겠습니다.
<그림 2>에서 보이듯 설정(1)을 클릭 후, Quick Find Box(빠른 찾기)(2)에 Report types (보고서 유형)(3)을 입력 합니다. 그럼 하단 메뉴에서 Report Types를 확인 할 수 있으며, 클릭을 하고 새로운 보고서 유형을 생성합니다.
<그림 2>
이제 <그림 3> 과 같이 보고서 유형 설정 화면이 보일 겁니다. 기업에서 원하는 Salesforce의 개체를 연관지어 보고서 유형을 만들 수 있습니다. <그림 3> 에서 New Custom Report Type 버튼을 클릭하여 보고서 유형을 생성을 하겠습니다.
<그림 3>
새로운 보고서 유형을 생성을 생성하기 위해서는 Primary Object (기본개체) 를 먼저 설정을 해줘야 합니다. 기본 개체 라는 것은 기업에서 만들고자 하는 보고서 유형에서 중심이 되는 개체를 선택하면 됩니다. 예를 들어 기회 개체를 중심으로 연관되어 있는 견적과 주문의 개체에 있는 데이터도 함께 보고서를 통해 보고 싶다고 했을 경우, 여기서의 기본 개체는 기회 개체가 되는 겁니다.
위 예를 통해 언급한 기회&견적&주문의 데이터를 볼 수 있는 보고서 유형을 만들어 보겠습니다.
<그림 4> 에서 Primariy Object(1)는 기회(Opportunities)를 선택 하겠습니다. 밑으로 Label과 Name 그리고 Description은 기업 내부에서 보고서를 관리하기에 가시성을 높여주기 위한 정보를 기입하면 됩니다. 다음으로 현재 보고서 유형을 저장할 카테고리(2)를 선택해줍니다. 여기서의 카테고리는 <그림1>에서 처음에 볼 수 있었던 화면 왼쪽 카테고리들 중 하나를 선택하면 됩니다. 저는 기회 개체가 중심인 보고서 유형이기에 기회(Opportunities)를 선택 하겠습니다. 모든 설정이 완료되었다면 다음으로 넘어갑니다.
<그림 4>
다음으로 넘어가면 <그림 5>와 같은 화면에서 기회와 관련된 개체를 추가할 수 있습니다. Primary Object(기본 개체)가 있는 박스 밑에 점선 박스(1)를 클릭하면 새롭게 개체를 추가할 수 있고, 오른쪽으로는 벤 다이어그램과 같은 구조를 확인 할 수 있습니다. Select Object를 눌러 저는 먼저 견적을 추가(2) 하겠습니다. 이 후 기회와 견적의 관계를 설정 할 수 있는데, 첫번째 Each "A" record must have at least one related "B" record. 필드를 체크 한다면 기회 개체에 견적 개체 레코드가 하나라도 연관이 되어있는 기회 데이터만 볼 수 있습니다.
두번째 "A" records may or may not have related "B" records. 필드를 체크를 한다면 기회개체의 모든 데이터를 보면서 그중에서 관련된 견적의 데이터도 확인 할 수 있습니다. 추가로 다시 점선 박스를 클릭하여 이번에는 주문개체를 추가합니다.
세번째로 추가 된 주문의 데이터는 두번째로 설정한 견적 데이터와 연관이 되어있을 수도 있고 아닐 수도 있는 데이터가 나타나게 됩니다. 이 방식으로 보고서의 유형 관계도는 최대 4개까지 설정을 할 수 있습니다. 모든 설정이 완료되었다면 저장을 하겠습니다.
<그림 5>
위 단계를 통해 보고서 유형을 생성 하였다면 보고서 탭을 통해 지금까지 Custom 설정을 통해 만든 보고서를 사용해보겠습니다.
보고서 탭 → 새 보고서를 클릭하면 <그림 1>과 동일한 <그림 6>와 같은 화면이 다시 보일 겁니다. 직접 생성한 보고서 유형의 카테고리는 Opportunities로 설정 했기 때문에 해당 카테고리(1)를 눌러 오른쪽 메뉴를 보면 직접 만든 보고서 유형(2)을 확인 할 수 있습니다.
<그림 6>
해당 보고서 유형을 통해 기회부터 견적 그리고 주문의 모든 데이터를 확인 할 수 있게 되었습니다.
하지만 보고서에서 원하는 필드를 찾아 Drag-and-Drop을 통해 추가를 하려고 하지만 원하는 필드 데이터가 보이지 않는 경우가 발생 할 수도 있습니다. 해당 이슈는 저희 #Clovis 로도 많은 들어오는 문의 중 하나이기도 합니다.
저도 기회의 할인율 필드를 보고자 하여 찾았지만 <그림 7>처럼 보이지 않습니다.
<그림 7>
위와 같은 이슈가 발생한다면 다시 설정→ 보고서 유형(Report Types)로 돌아가 보이지 않는 필드에 대해서 수정을 할 수 있습니다.
보고서 유형 화면으로 이동하여 생성한 보고서 유형 Label 링크를 클릭합니다. 여기서 왼쪽의 Edit(수정) 링크를 클릭하면 원하는 수정을 할 수 없습니다. 올바르게 클릭이 되었다면 <그림 8>과 같은 화면이 보입니다. 해당 화면에서 Edit Layout(1) 버튼을 클릭하겠습니다.
<그림 8>
<그림 9>처럼 해당 화면에서 기회 & 견적 & 주문의 필드를 모두 볼 수 있습니다. (1)의 레이아웃에서 현재 보고서를 작성할 때 사용 할 수 있는 해당 개체의 필드를 확인 할 수 있습니다. 이전에 보고서를 작성할 때 추가하려던 ‘할인율’ 필드가 현재 빠져있는 것을 확인 할 수 있습니다. (2) 체크박스에서 원하는 필드가 있는 개체를 선택하고, 하단에 원하는 필드가 보이지 않는다면 Next Page(3)을 눌러 페이지를 넘기면서 찾을 수 있습니다. 마지막 페이지까지 오니 할인율 필드(4)가 보입니다. 해당 필드값을 왼쪽 레이아웃으로 드래그하여 옮겨주고 저장을 하면 기업에서 원하는 필드를 이제 보고서에 추가할 수 있습니다.
<그림 9>
다시 보고서 작성으로 돌아가 원하는 필드를 추가 할 수 있는지 확인 해보겠습니다.
<그림 10>에서 보이듯 할인율 데이터를 보고서에 추가가 가능하여 확인 할 수 있게 되었습니다.
<그림 10>
지금까지 저희 Clovis로 문의로는 내용 중 가장 많은 비중을 차지한 "보고서" 기능에 대해 설명드렸습니다.
앞으로도 고객들의 문의들 중 자주 있는 문의를 선정하여 소개해 드리도록 하겠습니다.
또한 www.clovis.co.kr 로 접속하여 문의를 남기시거나 Support@clvs.co.kr 로 메일을 주시면 문의에 대한 회신을 빠르고 정확하게 전달드리겠습니다.
긴 글을 읽어주셔서 감사합니다.