정산이란 영업활동을 통해 발생한 매출액에 대해 비용과 이익을 산출하고 이에 대한 대금지급 및 청구와 같은 업무프로세스를 뜻합니다. 즉, 개인이 가계부를 관리하듯 기업에서의 ‘돈의 흐름💰’을 관리하는 프로세스라고 이해하면 쉬울 것 같습니다.
판매한 제품 또는 서비스에 대한 원가, 대금지급 대상, 일정 등이 명확하다면 정산이 복잡하지 않을 테지만, 여러 상황에 따라 정산의 방식과 프로세스가 자주 변동되는 경우라면 정산프로세스가 매우 복잡해질 수 있습니다.
오늘은 ‘디지털 광고대행사’의 수익 및 정산구조를 예로, 세일즈포스로 정산프로세스를 관리하는 방안과 이점을 소개해 드리고자 합니다.
먼저 디지털 광고대행사의 수익구조에 대해 살펴볼까요?
- 광고주 : 광고를 집행하고자 하는 회사/브랜드
- 광고대행사 : 광고주의 요청에 따라 광고업무를 위탁받아 진행하는 회사
- 매체사 : 광고지면을 제공하는 플랫폼을 보유한 회사 예) 네이버, 카카오, 구글, 페이스북 등
- 미디어렙사 : 매체사의 광고지면을 판매할 수 있도록 권한을 위임받아 대행하는 회사
예를 들어, 광고주가 100만원의 광고를 집행할 경우, 네이버와 같은 광고매체사에서는 100만원의 10%인 10만원을 미디어 렙사에, 10%인 10만원을 광고대행사에 수수료로 제공하고, 나머지 80만원이 실제 광고캠페인 비용이 됩니다.
해외매체(구글,페이스북 등)의 경우 광고비에 대한 대행수수료를 제공하지 않아, 대행사에서는 실제 광고비용에 대행사의 마진을 더해 총 광고비용을 산출하게 되며, 이를 통칭 ‘마크업’이라고 부릅니다.
정리하자면 광고주가 제공하는 광고비는 ‘매체광고비용 + 미디어렙사수수료 + 광고대행사수수료’ 로 나누어집니다. 이때 이러한 광고비를 어떤 관계사(대행사/미디어렙사/매체사)에 얼마를 언제 지급할지에 대해 정리하는 것이 바로 정산프로세스입니다.
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광고대행사의 정산은 변동성이 많기 때문에 복잡해질 수밖에 없는데요. 그 이유를 3가지 측면에서 좀 더 자세히 알아보도록 하겠습니다.
1) 매체별 정산방식 및 기준 상이
광고매체별로 ‘마크업’과 ‘수수료율’과 같이 서로 다른 정산방식이 적용되어야 합니다. 또한 광고캠페인마다 수수료율이나 마크업 비율이 서로 다를 수 있어, 매번 관계사별(매체사, 미디어렙사, 대행사 등)로 각 정산방식과 기준에 따른 정산금액을 별도로 계산해야 합니다.
2) 후정산
광고대행계약을 체결하는 당시에는 광고매체에 따른 정산방식과 광고비를 기준으로 대략적인 비용을 산출할 수 있습니다. 그러나 실제 광고캠페인 운영 이후, 각 매체별로 사용된 비용이 달라질 수 있습니다. 때문에 예상비용과 실제비용의 차이가 발생하여 ‘후정산’ 이라는 프로세스를 한 번 더 거치게 됩니다. 이 때 추가로 청구해야 하거나 반대로 환급해야 할 금액이 있는지 등을 파악하고 이러한 히스토리를 관리하는 것이 필요합니다.
3) 대금지급방식
관계사별로 지급방식이 다를 경우, 각각의 지급대금과 그 일정을 별도로 관리해야 합니다. 예를 들어, 하나의 광고계약을 통해 발생된 정산금액일지라도 매체사에는 매년 1월 지난해의 매체비용을 한꺼번에 지급하고, 미디어렙사의 경우 매월, 또는 광고 건별로 수수료를 지급할 수 있습니다.
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만약 이런 복잡한 프로세스를 엑셀 또는 구글 스프레드시트로 관리한다고 하면 어떤 애로사항이 발생할 수 있을까요?
1) 반복적인 수작업으로 인한 업무증가
정산시스템이 복잡할수록 입력해야 하는 내용이 많거나, 매달 정산할 때마다 반복적으로 입력해야 하는 내용이 많아질 수 있습니다. 빠르게 증가하는 광고캠페인 수에 맞춰 수작업으로 정산업무를 진행하기에는 손이 많이 갈뿐더러 버거운 작업일 수 있습니다.
2) 보안/히스토리 관리 어려움
누군가에 의하여 임의로 데이터가 수정/삭제되는 상황이 발생할 때, 엑셀이나 구글시트에서는 이를 제어하거나 그 히스토리를 찾아내기가 어려울 수 있습니다. 때문에 어떠한 문제 상황이 발생했을 때 원인을 파악하기 어려워 대처가 늦어질 수 있습니다.
3) 데이터 검증의 어려움
수기로 데이터를 입력하는 경우, 데이터의 누락/변경/오류로 인해 데이터를 검증해야 하는 작업이 발생할 수 있습니다. 그러나 수정 내역과 같은 히스토리를 파악하기 어렵기 때문에 이러한 검증작업에도 많은 시간과 노력이 투여될 수밖에 없습니다.
세일즈포스를 활용한다면 복잡한 정산 프로세스도 쉽고 간편하게 관리할 수 있습니다.
1) 불필요한 수작업 감소
반복적이고 수기로 입력해야 하는 정산업무 중 특정한 기준 또는 로직에 의해 진행되는 부분이 있다면, 이를 시스템의 자동화 프로세스로 반영여 불필요한 수작업을 줄일 수 있습니다.
예를 들어, 매체별 광고상품의 정산기준에 맞춰 수수료를 자동계산하거나, 이를 보고서로 정리해 정산서를 대체하여 사용하는 것도 가능합니다.
2) 보안/히스토리 관리 용이
세일즈포스의 장점 중 하나는 강력한 보안기능입니다. 이를 통해 사용자들이 특정 데이터를 수정하거나 열람할 수 있는 권한을 제어할 수 있고 동시에 수정한 이력 관리가 가능하므로, 데이터를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
3) 변화에 대한 빠른 대응
광고계약, 캠페인 운영, 정산 등 업무프로세스는 상황에 따라 언제든 바뀔 수 있습니다. 이러한 비즈니스 상황에 맞추어 세일즈포스의 다양한 기능 중 필요한 것만 선별하여 활용할 수 있습니다. 또는 외부 비즈니스 솔루션(Google Workspace, Slack, ERP 등)과의 연동을 통해 좀 더 유연하게 변화에 대응할 수 있습니다.
4) 인사이트 발굴
엑셀이나 구글스프레드시트가 아닌 세일즈포스로 고객, 광고기회, 정산정보가 통합적으로 관리된다면 raw data를 기반으로 보고서 및 대시보드를 손쉽게 만들어낼 수 있습니다. 동시에 매주, 매월, 매분기 단위로 만들어야 했던 보고서 작성 업무에 대한 부담도 덜어낼 수 있습니다.
지금까지 정산프로세스를 세일즈포스로 관리할 수 있는 방안과 그 이점에 대해 소개해 드렸는데요. 좀 더 자세한 내용이 궁금하시다면, 지금 바로 아래 양식을 작성해 클로비스에 문의주세요!