[Formula] Admin을 위한 수식 - 기초편

5월 4 업데이트됨

안녕하세요,세일즈포스 전문 컨설턴트 기업 클로비스입니다.!!! 오늘은 세일즈포스 ADMIN 사용자를 위한 기본적인 수식 기능의 소개와 수식을 어떻게 사용하는지, 어떠한 상황에서 수식을 사용하여야 하는지, 그리고 간단한 수식 예제를 소개해 보려고 합니다.


세일즈포스에서 수식이란?


모든 개체에서는 연산자와 함수등을 사용하여 필드를 생성 할 수 있고, 확인규칙, 승인프로세스, 워크플로우 등에서도 수식을 사용하여 복잡하지 않고 간편하게 데이터를 편집하여 원하는 데이터를 가져 올 수 있습니다. 또한 수식을 통하여 변환된 데이터는 보고서에서도 이용이 가능합니다.


세일즈포스 수식과 함수는 어떠한 것이 있나요?


세일즈포스에는 8가지 종류의 기본적인 수식유형이 있습니다.

확인란, 통화, 날짜, 날짜/시간, 숫자, 백분율, 텍스트, 시간 등을 이용해 데이터를 편집하거나 8가지 형태로 데이터를 변환 할 수 도 있습니다. 세일즈포스에서 사용하는 함수에는 총 5가지의 Math Operators, Logical Operators, Text Operators, Date and Time Functions, Logical Functions 를 이용 할 수가 있습니다. 아직 함수에 대한 이해가 안가신다구요? 세일즈포스에서 함수란 ‘CASE’, ‘NOT’, ‘ROUND’, ‘IF’ 등 EXCEL에서 사용하시는 함수와 같다고 이해하시면 됩니다. 더 많은 함수 및 연산자의 정보는 아래의 세일즈포스 공식URL문서를 참고하시면 되겠습니다.


세일즈포스 수식 공식문서 URL : https://help.salesforce.com/articleView?id=customize_functions_a_h.htm&type=5


어떠한 상황에서 수식을 사용해야 할까요?


ADMIN 사용자는 수식을 사용하여 레코드 데이터를 깔끔하게 보이고 싶거나, 혹은 Standard 한 필드 생성만으로는 원하는 데이터를 가져오지 못할 경우 수식 필드를 이용하여 레코드 데이터를 가져오것이 좋습니다. 예를 들어 영업 기회에서의 금액을 백분율(%)로 변환되는 데이터로 보고싶거나, 혹은 레코드 데이터 중 소수점 자리 숫자를 올림하여 보고자하는 수식 필드를 이용하여 레코드 데이터를 가져오것이 좋습니다. 예를 들어 영업 기회에서의 금액을 백분율(%)로 변환되는 데이터로 보고 싶거나, 혹은 레코드 데이터 중 소수점 자리 숫자를 올림하여 보고자하는 경우 등이 해당 됩니다. 하지만 수식 필드는 많이 사용하시면 익숙해진 만큼 만들 수 있는 수식 필드도 무궁무진하다는 점 알려드립니다.!! 간단하게 세일즈포스 수식과 관련된 기능 및 소개를 했습니다. 이제는 실전으로 수식을 어떻게 만드는지 그리고 변환되는 간단한 수식(Formula)필드 작성 방법을 함께 소개해보려고 합니다.



사례 1. 저희 회사에서는 영업기회 내부의 마감일자를 ‘’로도 표현하고 싶은데 어떻게 수식필드를 만들면 될까요 ?


위의 문제 사항을 해결하기 위해선 맨 처음 수식 필드를 작성할 때 변환되는 데이터의 유형을 맞추어 주어야 합니다. 예를 들어 TEXT를 받는 항목에 NUMBER를 변환하는 수식 필드는 변환되는 유형이 달라서 만들어지지 않습니다. 이 시나리오에서는 마감 일자에서 날짜를 변환해줌으로 수식 필드 유형 역시 날짜로 변환되게 만들어야 합니다. 아래의 그림으로 자세히 알아보겠습니다.


#그림 1-1 필드 만들기 캡쳐 본


영업 기회 개체에는 마감 일자 필드가 존재합니다. 그렇다면 마감 일자 즉 날짜의 데이터를 받아와 함수를 이용하여 저희가 원하는 데이터를 추출 할 수 있습니다. 아래의 그림 #1-2를 자세히 설명해 드리면 첫 번째로 CASE란 조건문입니다. 어느 조건이 맞을 때 그 값을 빨간색 글씨 부분으로 변환시켜주는 것입니다. 두 번째로 MONTH란 마감 일자 즉 Close Date (예 04/27/2020)인 마감 일자에서 ‘’만 받아 온다는 뜻입니다. 그렇다면 아래의 그림 #1-3처럼 마감 일자를 반영하여 필드 레코드에 ''로 변환하는 간단한 수식이 만들어진 것을 확인하실 수 있습니다.

#그림 1-2 수식적용 캡쳐 본


#그림 1-3 수식생성결과 캡쳐 본

사례 2. 고객문의(CASE)의 마감되지 않은 고객문의에 한해서 경과 시간을 알려주는 수식 필드를 만들고 싶어요!!

경과 시간을 알려주는 수식 필드를 만들기 위해서는 몇 가지의 함수를 이용하시면 됩니다. 첫번째로, 마감되지 않았을 시에 사용하는 함수 그리고 시간을 변환해 주는 함수를 이용하면 됩니다. 그렇다면 아래에 그림에서 더 자세히 설명하겠습니다. #그림 2-1과 같이 내가 적용해야 하는 함수를 빨간색 테두리 부분에서 찾아 입력하면 됩니다. 또한 익숙하신 분들은 평소 엑셀 작성하듯이 입력하셔도 문제 없이 적용이 됩니다.


# 그림 2-1 수식적용 캡쳐 본

IF(!isPickval(Status,'Closed'),(NOW() -CreatedDate )*24, null). 이 수식의 뜻을 먼저 살펴보겠습니다. IF(Logical Test, return true, return false)는, 조건문입니다. 예를 들어 고객 문의(CASE)의 상태 값이 '마감됨이 아니면'이면 TRUE인 값을 변환시키고 그 상태 값이 '마감됨'이면 아무런 데이터 변환을 하지 않는다는 조건문입니다. 그렇다면 다음 함수인 NOW()-CreatedDate * 24에서 NOW()함수는 현재 시각을 의미합니다 CreatedDate는 고객 문의(CASE) 작성 시점을 의미합니다. 그리고 24를 곱하는 부분은 날짜 부분이 시간으로 변환되기 위함입니다. 분 (Minutes)으로 변환하고자 하면 X 1440을 곱해주면 되고, 일수(Days)로 변환하고자 하는 경우 Now()-Created Date를 사용하여 자기 회사의 내부 시스템에 알맞게 수식을 적용하면 됩니다.

#그림 2-2 수식 완료 화면 캡쳐 본


오늘은 함께 기본적인 세일즈포스 수식 필드 소개와 작성을 알아보았습니다. 다음 장에서는 수식 필드를 가지고 조금 더 심도 있는 유용한 수식 필드를 업데이트할 예정이니 많은 관심 부탁드립니다. 더불어 세일즈포스 전체적인 기능에 대한 문의는 Support@clvs.co.kr로 남겨주시면 빠르게 답변드리도록 하겠습니다.





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