안녕하세요, 세일즈포스 전문 컨설턴트 기업 클로비스입니다.!!! 지난 포스팅에서는 세일즈포스 ADMIN 사용자를 위한 기본적인 수식 기능을 소개했다면 이번 편에서는 조금 더 난이도가 있는 수식 예제와 확인규칙 적용 방법 등을 소개하고자 합니다. 이번 편에서도 많은 기대와 관심 부탁드립니다.!!!
세일즈포스에서의 Validation Rule (확인규칙)이란?
유효성 검사 규칙은 사용자가 레코드를 저장하기 전에 사용자가 필드 레코드에 입력 한 데이터가 ADMIN이 지정한 확인규칙 기준을 충족하는지 확인합니다. 유효성 검사 규칙은 필드의 데이터를 평가하고 "True"또는 "False"값을 반환하는 상태 값 또는 수식을 포함 할 수 있습니다. 유효성 검사 규칙에 잘못된 값 때문에 규칙이 "True"값을 반환 할 때 사용자에게 표시되는 오류 메시지를 통하여 세일즈포스 내부 데이터의 무결성을 보장시켜 줍니다.
사례 1. 저희 회사 영업기회(Opportunity) 내부의 영업단계 필드는 상위 매니저만 업데이트 하게 하고 싶습니다 !!
Admin은 항상 사용자 입장을 먼저 고려 하여 문제해결 능력을 키워나가야 합니다. 사례를 해결하기 위해서 먼저 특정 필드를 보안 설정으로 필드를 감추는 방법도 존재하지만, 이 방법보다는 확인규칙을 이용하여 특정 ROLE만을 부여받은 사용자만 해당 필드에 값을 입력하거나 변경 할 수 있게 권한을 부여 할 수 있는 방법이 좋은 LOGIC입니다. 그렇다면 첫 번째 사례 시작해 보도록 하겠습니다.
Step 1.
확인규칙의 수식 필드를 적용하기 전에 회사의 사용자 ROLE 부여 현황을 먼저 살펴보아야 합니다. 이번 포스팅은 ROLE 설정이 안되어있는 세일즈포스 Org는 확인규칙 적용이 안 되므로 먼저 ROLE 활성화와 더불어 ROLE Assign을 회사 내부사정에 맞게 아래의 그림 #1 캡쳐 본 처럼 설정하셔야 합니다. 이번 포스팅에서 공유하는 세일즈포스 ROLE 환경은 ‘대표’가 최상의 계층이므로 저는 대표의 ROLE을 가지고 있는 사용자만 영업기회 개체 내부의 영업단계를 수정 할 수 있게 만들어 보겠습니다.
# Step 1 - 그림 1 Role 캡쳐 본
Step 2.
확인규칙을 적용하고자 하는 개체 안에 Validation Rule (확인 규칙)을 클릭 후 생성해 줍니다. 아래 #2번째 그림과 같이 확인규칙 내부에는, 해당 Rule (규칙)의 Name, Description, Error Condition Formula, 그리고 Error Message가 보입니다. 확인규칙에서 Error Condition Formula는 수식을 적용하여 특정 상황 또는 사용자가 레코드 저장 과정에서 입력값을 컨트롤 할 수 있습니다. Error Message는 만약에 그 특정 값이 오류이면 어떠한 메시지를 사용자 입력화면에 보여 줄 것인지를 설정이 가능합니다.
# Step 2 - 그림 1 Opportunity 캡쳐 본
# Step 2 - 그림 2 Validation Rule 생성 캡쳐 본
Step 3.
이제는 수식적용 화면을 살펴보겠습니다. 해당 사례를 해결하기 위해 필요한 함수는 AND(), OR(), ISNEW(), ISCHANGED(), ISPICKVAL() 입니다. 함수 정의는 항상 수식화면 오른쪽에 나와 있으니 참고하시면 되겠습니다. 이 사례의 수식을 풀어보면 AND는 모든 TRUE인 상태 값을 받아들여야 하고 OR는 TRUE이거나 FALSE인 상태 값을 뜻합니다. 그렇다면 AND와 OR 함수에서는 어느 상태 값을 뜻할까요? ISNEW(), ISCHANGED(STAGENAME)에 대한 상태 값입니다. ISNEW(), 새롭게 필드 안의 레코드가 작성이 되거나 혹은 ISCHANGED() 이미 작성된 상태 값에서 업데이트 행위가 이루어지는 경우를 함수 사용함으로 TRUE OR FALSE의 값만 가져올 수 있습니다. 다음 수식인 ISPICKVAL()과 필드명 UserRole.NAME 은 영업기회에서 최종단계인 “성공으로 완료됨”과 대표의 ROLE을 가진 매니저만 필드 수정이 가능하게 지정해주는 부분입니다.
*주의사항 : 각 회사의 세일즈포스 설정마다 단계와 Role이름은 상이 할 수 있습니다. 꼭 !!! 기회단계 & 역할 설정 API 이름을 확인 후 수식에 적용 해야 합니다.
#Step 3 - 그림 1 수식 캡쳐 본
Step 4.
아래의 완성된 화면을 보면 특정 ROLE을 가진 사람은 영업단계를 ‘성공’으로 업데이트하지 못하는 것을 알 수 있습니다. 왜 확인규칙 부분이 중요할까요? 모든 세일즈포스의 내부 레코드는 보고서를 통해 확인 할 수 있습니다. 하지만 보고서라는 핵심 기능은 세일즈포스 내부의 데이터로부터 만들어지는 것이므로 데이터의 Depth가 깊어야 하고 또한, 신뢰성을 가져야 합니다. 세일즈포스 레코드를 쉽게 사용자가 생성하거나 수정하는 것을 방지하기 위해 확인규칙 등을 사용하여 문제 발생을 미리 방지하기 위한 방법이라고 생각하시면 되겠습니다.
#Step 4 - 그림 1 완료된 화면 캡쳐 본
오늘은 조금 더 심도 깊은 확인 규칙 내부의 수식 필드 소개와 작성법을 알아보았습니다. 다음 장에서는 수식 필드를 가지고 유용한 보고서 만들기를 업데이트 할 예정이니 많은 관심 부탁드립니다. 더불어 세일즈포스 전체적인 기능에 대한 문의 Support@clvs.co.kr로 남겨주시면 빠르게 답변드리도록 하겠습니다.